Касса в НКО
Вопрос, нужна ли касса чаще всего возникает у руководителей НКО, когда появляются поступления наличными деньгами. Но также нужно задуматься об этом вопросе, когда есть поступления и на расчетный счет от физических лиц. При некоторых условиях касса в НКО действительно необходима, а за ее отсутствие и несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрены штрафы.
Далее опишу подробнее, в каких случаях нужна касса в НКО, в каких нет и как правильно оформить те поступления, которые не проходят через ККТ.
Понятие «касса»
Для начала определим некоторые понятия.
Онлайн-касса (ККТ, ККМ) — это кассовый аппарат нового поколения, обеспечивающий автоматическую передачу фискальных данных (информацию об организации, осуществляющем продажу, информацию о контрольно-кассовой технике, используемой при данном расчете, сведения о покупке – наименования приобретаемых товаров, их стоимость и т.п.) в налоговые органы с использованием сети Интернет. Он же печатает бумажные чеки и формирует онлайн-чеки для покупателей. Правила применения ККТ установлены законом о ККТ (ФЗ от 22.05.2003 №54-ФЗ).
Касса (операционная касса организации) – это понятие шире, чем онлайн-касса и включает в себя все наличные средства организации. Кроме наличной выручки проходящей через ККТ, это может быть заем, пожертвование, членский взнос, расходы на выплату заработной платы и т.д. На такие суммы чеки по ККТ не пробиваются, но на них оформляется ПКО (приходный кассовый ордер) или РКО (расходный кассовый ордер).
Соблюдать кассовую дисциплину означает соблюдать порядок ведения кассовых операций и правила расчета наличными, установленных Центральным Банком РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).
Кассовая книга — сводный регистр, в котором отражаются полученные и выданные наличные денежные средства на основе данных приходных и расходных кассовых ордеров.
Виды кассовых поступлений и их контроля
В НКО могут поступать наличные и безналичные средства от физических лиц при различных операциях. Например, это могут быть поступления пожертвований; членских и вступительных взносов; оплата за услуги или товары и т.д. Порядок оформления таких операций зависит от способа оплаты (наличным или безналичным) и от того, относятся эти поступления к коммерческой или некоммерческой деятельности.
Пример. В НКО поступили следующие средства: членский взнос 100 р. наличными, оплатили картой 200 р. за услуги, 300 р. пожертвовали переводом на расчетный счет с карты, 400 р. оплатили наличными за товар. Для правильного оформления таких операций необходимо: на 100 р. сформировать ПКО и отразить его в кассовой книге (чек не нужен); на 200 р. выдать кассовый чек (ПКО не нужно); 300 р. отразятся в выписке расчетного счета (чек или ПКО не нужны); 400 р. пробить по кассе и выдать чек.
Проверки по кассам
Кассовые проверки бывают двух видов:
- проверка полноты учета наличной выручки;
- контроль за применением ККТ.
Они могут проходить параллельно и по отдельности.
Проверка полноты учета наличной выручки
Могут проверить документы, связанные с учетом наличных денег (приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, авансовые отчеты и т.п.). Запрашиваемые документы необходимо предоставить в тот же или на следующий день после предъявления поручения о проведении проверки. Могут проверить любой период, прийти в любое время, причем налоговые органы не обязаны заранее предупреждать о такой проверке. Если обнаруженное правонарушение совершено ранее 2 месяцев, то привлечь к ответственности проверяющие не имеют права.
У проверяющих должно быть с собой поручение на проведение проверки, подписанное руководителем (заместителем руководителя) инспекции, оно должно быть датировано не ранее чем за два рабочих дня до его предъявления вам и удостоверение.
Но проверяющих можно не пускать, и документы им не предоставлять в случае отсутствия хотя бы одного из вышеперечисленных документов.
Денежные средства, принятые организацией без надлежащего оформления, признаются неоприходованными, что является одним из нарушений порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, за который налоговые органы могут наложить административный штраф.
Контроль ККТ
Контроль за применением ККТ налоговая осуществляет в рамках контроля за соблюдением требований к ККТ, порядком и условиями ее регистрации и применения.
При проверке применения ККТ налоговые органы имеют полномочия:
- получать беспрепятственный доступ к ККТ и фискальным данным, содержащимся в базе данных оператора фискальных данных;
- получать для проверки документацию, связанную с приобретением, регистрацией, перерегистрацией и эксплуатацией ККТ;
- получать необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверки, в том числе через кабинет ККТ;
- проводить проверки выдачи (направления) кассовых чеков и БСО. Если проверяемая организация вправе не применять ККТ, инспекторы проверяют документы, подтверждающие факт расчета с покупателями (клиентами). Такие проверки инспекторы могут проводить путем контрольной закупки, приобретая и оплачивая товары (работы, услуги);
- получать информацию о сформированных автоматизированными системами БСО, заполнении бланков и выпуске автоматизированной системой документов, приравненных к кассовым чекам;
- взаимодействовать с органами внутренних дел РФ;
- привлекать к административной ответственности за нарушения в сфере применения ККТ.
За нарушение порядка применения ККТ установлена административная ответственность. Как правило, это наложение штрафа на организацию и должностное лицо или вынесение предупреждения. Если заявить в налоговый орган о совершенном правонарушении, то наказания можно избежать.
Штраф могут наложить за следующие правонарушения:
- неприменение ККТ;
- применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, или применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения;
- непредставление информации и документов по запросам налоговых органов (представление с нарушением установленных сроков);
- ненаправление (невыдача) покупателю (клиенту) кассового чека.
Назначение административного наказания не освобождает от исполнения обязанности, за неисполнение которой оно было назначено.
Срок давности привлечения к ответственности за правонарушения, связанные с применением ККТ, составляет один год. Этот срок начинает исчисляться со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — со дня его обнаружения проверяющим. Под длящимся правонарушением следует понимать длительное систематическое нарушение порядка применения ККТ.
Поступление в кассу добровольных взносов и пожертвований
Согласно закону о ККТ (54-ФЗ) контрольно кассовая техника должна применяться всеми организациями при осуществлении расчетов. Под расчетами понимается прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги с физическими лицами.
Прием некоммерческих поступлений (благотворительные, добровольные, вступительные, членские взносы и пожертвования в соответствии с законодательством об НКО) не являются расчетами и не влекут за собой обязанность применения ККТ.
Как тогда оформляются такие поступления?
Оформление некоммерческих поступлений в кассу НКО
Для начала о пожертвованиях. Прием пожертвований оформляется приходным кассовым ордером. В нем нужно указать ФИО жертвователя, оприходованную сумму, основание (пожертвование, взнос на уставную деятельность или конкретное мероприятие). Также в приложении сослаться на прилагаемый документ-основание получения. Это может быть заявление от жертвователя, акт приема благотворительного пожертвования от анонимного жертвователя, акт вскрытия ящика для благотворительных пожертвований. Далее реквизиты ПКО и сумма фиксируются в кассовой книге.
Что касается необходимости письменного оформления договора пожертвования. Законодательство РФ не требует его письменного заключения. Согласно положениям Гражданского кодекса такие сделки являются односторонними и не требуют согласия получателя, а, следовательно и письменного заключения. Кроме случаев, если:
- даритель юридическое лицо;
- дар более 3000 р.;
- договор содержит обещание дарения в будущем.
То есть наших физических лиц – жертвователей в исключениях нет, и с ними не обязательно заключать договор пожертвования.
Другое дело, если это не пожертвование в Благотворительный фонд, а поступление на уставную деятельность в другие формы НКО. В этом случае отсутствие какого-либо документа, подтверждающего его безвозмездность и общеполезные цели, может привести к налоговым последствиям. Придется доказывать при проверке налоговой, что деньги поступили не за коммерческую деятельность НКО. Например, если НКО организовывает секции для детей, придется доказывать, что поступления от родителей в кассу НКО — это не плата за обучение. И желательно, чтобы имелось документальное подтверждение, что деньги поступили именно на уставные цели и безвозмездно.
При получении пожертвования от анонимного жертвователя целесообразно оформить акт приема пожертвования, указав цель и анонимность.
При сборе пожертвований при помощи ящиков-копилок оформляется Акт вскрытия ящика для благотворительных пожертвований.
В случае сбора частных пожертвований получатель пожертвования – некоммерческая организация — обязана объявить о цели сбора пожертвования публично — сделать письменное заявление для неопределенного круга лиц. Иначе говоря, со своей стороны объявить все условия договора пожертвования. Этот текст размещается также непосредственно на ящике-копилке.
Граждане, физические лица, могут присоединиться к договору пожертвования путем свободного волеизъявления внесением денежных средств в ящик-копилку.
Важно помнить, что некоммерческая организация может принимать средства только в валюте Российской Федерации. Все операции с наличной иностранной валютой требуют наличия специальной лицензии. Стоит разместить на ящике — копилке письменное предупреждение о невозможности принять пожертвования в иностранной валюте.
На членские, вступительные, добровольные взносы в НКО также оформляются ПКО, плательщику выдается корешок от ПКО.
Выручка НКО
Выручкой НКО будут являться платежи по возмездным (коммерческим) договорам. Например, за товары, работы, услуги и т.д. В НКО чаще всего это договор оказания услуг, который за определенную плату от одной стороны влечет обязательства другой стороны выполнить услуги. Важно отличать коммерческий договор от безвозмездного, когда не возникают обязательства у принимающей средства стороны. Это два разных вида договора, и поступления по первому проходят через ККТ, а по второму нет.
Онлайн-касса для НКО
Прием наличной выручки в НКО осуществляется в общем порядке с использованием онлайн-кассы.
При осуществлении коммерческой деятельности с 1 июля 2019 года почти все НКО обязаны применять онлайн-кассы, рассчитываясь с физическими лицами (в том числе в безналичной форме). Но есть исключения, перечисленные в ст. 2 54-ФЗ. Например, онлайн-кассу не используют НКО при осуществлении следующей деятельности:
- обеспечение питанием обучающихся и работников образовательных организаций, реализующих основные общеобразовательные программы, во время учебных занятий;
- реализация изготовителем изделий народных художественных промыслов;
- розничная продажа бахил
- организации, осуществляющие расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственным населенным пунктом муниципального района), поселков городского типа), указанных в перечне, при условии выдачи документа с определенными реквизитами подтверждающего прием денег;
- присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
- контрольно-кассовая техника может не применяться при оказании услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний, а также при реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Стоит отдельно выделить исключения, которые относятся только к безналичной оплате (оплата картой при непосредственном контакте с покупателем тоже не входит в эти исключения). К ним относятся поступления в:
- товарищества собственников недвижимости (в том числе товарищества собственников жилья, садоводческие и огороднические некоммерческие товарищества), жилищные, жилищно-строительные кооперативы и иные специализированные потребительские кооперативы за оказание услуг своим членам в рамках уставной деятельности указанных товариществ и кооперативов, а также при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги. Подробнее о них на страницах Кооператив и СНТ.
- образовательные организации при оказании услуг населению в сфере образования. Подробнее об образовательных организациях в форме Автономной некоммерческкой оргнизации на странице Образовательные АНО;
- физкультурно-спортивные организации при оказании услуг населению в сфере физической культуры и спорта. Подробнее — на странице Спортивные федерации;
- дома и дворцы культуры, дома народного творчества, клубы, центры культурного развития, этнокультурные центры, центры культуры и досуга, дома фольклора, дома ремесел, дома досуга, культурно-досуговые и культурно-спортивные центры при оказании услуг населению в области культуры.
.jpg)
Оплата банковской картой в НКО
Для приема оплат банковской картой в НКО необходимо иметь терминал с подключенным эквайрингом банка. Если это коммерческие поступления, то дополнительно нужно подключить онлайн-кассу, зарегистрированную в налоговых органах.
Согласно пункту 2 статьи 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты), если иное не установлено Федеральным законом № 54-ФЗ.
Оплата через сайт НКО
Оплатить через сайт НКО можно различными способами. Самым распространенным на данный момент является интернет-эквайринг. Используя этот способ, перевод денежных средств с банковской карты плательщика на расчетный счет НКО происходит через банк-эквайер. Этим банком не обязательно должен быть тот банк, в котором у организации открыт расчетный счет. Поэтому можно выбрать любой исходя из наиболее подходящих условий обслуживания и тарифов. Процент, который взимает банк-эквайер, как правило, варьируется в промежутке 2,5-4 % от проходящей через него суммы. Отмечу, что платежные системы и банки-эквайеры чаще всего удерживают комиссию перед перечислением получателю, и на счет НКО деньги уже поступают за вычетом комиссии. Удерживаемая комиссия в учете НКО является поступлением, несмотря на то что фактически не приходит на счет, отражается в отчетности и смете НКО в доходах и расходах.
Для приема платежей через электронные кошельки (Яндекс.Деньги, QIWI, WebMoney и т. д.) необходимо наличие электронного кошелька у получателя и отправителя денежных средств. Есть ограничение 15 000р за один раз. Но оно не распространяется на благотворительные фонды и религиозные организации.
В случае коммерческих поступлений в НКО через сайт в целях соблюдения закона о ККТ следует формировать кассовые чеки онлайн и отправлять их клиентам. Так, пользователи при осуществлении расчетов в безналичном порядке в сети Интернет обязаны обеспечить передачу покупателю кассового чека в электронной форме на указанные абонентский номер либо адрес электронной почты, при этом кассовый чек на бумажном носителе пользователем может не печататься (п. 5 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Оплата через агрегатор
Платежные агрегаторы объединяют прием платежей различными способами. Существует несколько наиболее часто используемых агрегаторов платежей, среди них Яндекс-касса.
Яндекс-касса — это российский платёжный агрегатор, сервис по приёму платежей через интернет в пользу юридических лиц. Агрегатор позволяет получать платежи банковскими картами, через электронные кошельки, с использованием смс-оплат, со смартфона (оплата через платежные приложения Android Pay и Apple Pay), через интернет-банки (Сбербанк онлайн, Альфа-клик), прием наличных платежей через терминалы, банкоматы, салоны связи. Есть возможность подключить онлайн-кассу для соблюдения 54-ФЗ при приеме платежей в рамках коммерческой деятельности. Для организаций, у которых нет сайта, могут быть созданы платежные страницы внутри сервиса Яндекс.Деньги.
Альтернативные решения приема оплат
Для активных пользователей смартфонов будет более удобным прием и перечисление средств с помощью QR-кода или мобильных терминалов.
Для приема платежей по QR-код нужно разместить его на любой поверхности или экране любого электронного устройства. Плательщик сканирует QR-код смартфоном и попадает на платежную форму для оплаты. Оплачивает как обычно. Комиссия, например, у Сбербанка всего 0,6-1,5 % от суммы платежа.
Мобильный терминал подходит для оффлайн-сбора платежей как альтернатива ящику для сбора пожертвований. Ридер подключается к мобильному телефону и превращает его в средство сбора платежей с карт. Стоит значительно дешевле, чем привычные терминалы в магазинах, не требует подключения к электричеству.
Оплата на расчетный счет от физического лица
Физическое лицо может перевести деньги по реквизитам со своего счета (счета карты) в онлайн-банкинге. Такой платеж относится к безналичной оплате и необходимо использовать онлайн-кассу. Кассовый чек должен быть сформирован не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления денежных средств на расчетный счет организации. Сформированный кассовый чек (БСО) должен быть направлен пользователю в электронной форме или передан ему на бумажном носителе.
Квитанция на оплату через банк
Физическое лицо может перевести деньги через кассу банка по квитанции с реквизитами НКО. Если платеж относится к коммерческой деятельности, то НКО необходимо использовать онлайн-кассу.
НКО лимит кассы
Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию Банка России от 11.03.2014 №3210-У, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег. Прямых исключений для НКО нет.
Согласно Указанию Банка России о порядке ведения кассовых операций лимит кассы определяется исходя из поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Некоммерческие организации, не ведущие коммерческую деятельность, не имеют возможности определить лимит остатка наличности в кассе по выручке. Поэтому следует определить лимит кассы по расходам наличных, учитывая объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо — ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.
Если необходимых для расчета расходов нет, придется сдавать все деньги на конец дня в банк. Контролирующие органы могут оштрафовать организацию и ее руководителя за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Но есть исключения для субъектов малого предпринимательства, которые лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.
Источник: https://reg-nko.ru/sub/Kassa_v_NKO